La presente applicazione è gestita e fornita dalla Native Solutions S.r.l. avente sede legale a Milano, Via privata Oslavia n. 28.
Installando ed utilizzando l’applicazione “WorkEtiX” e le applicazioni collegate progettate per dispositivi mobili e Pc, ed accessibile tramite il Web, l'utente acconsente alla raccolta di alcuni dati personali ed alle disposizioni sulla privacy di cui alla presente informativa.
L’informativa spiega: la tipologia dei dati personali raccolti, la finalità e la modalità di trattamento ed utilizzo dei dati, i soggetti a cui gli stessi saranno comunicati o comunque resi visibili, il sistema di sicurezza posto in essere per la protezione dei dati raccolti, i diritti dell’utente che acconsente al trattamento dei propri dati personali, l’utilizzo dei cookie ed indica, infine, come contattare lo sviluppatore in caso di richiesta di chiarimenti. L'utente è tenuto a leggere ed accettare la presente informativa sulla privacy per acquisire maggiori dettagli sul trattamento dei propri dati personali prima di installare ed utilizzare questa applicazione. Qualora l’utente non accetti i presenti termini dovrà cessare di utilizzare l’applicazione e rimuoverla dal dispositivo ed informare il proprio referente aziendale.
Aderendo alla presente informativa l’utente fornisce il proprio consenso espresso al trattamento dei dati personali raccolti con la modalità di seguito specificate in base al dettato del Codice in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. n. 196 del 2003) che si applica al trattamento dei dati personali da chiunque effettuato sul territorio dello Stato italiano nonché al trattamento dei dati personali effettuati da chiunque risieda in uno stato estero, anche extraeuropeo, ed impieghi per il trattamento mezzi situati nel territorio dello Stato italiano.
Tipologia dei dati raccolti.
All’azienda che decide registrarsi ed utilizzare per se e per i propri dipendenti “WorkEtiX” e le applicazioni collegate, verrà richiesto di fornire il nome ed il cognome in caso di persona fisica o la denominazione aziendale, l’indirizzo della sede legale, l’indirizzo di posta elettronica e la partita IVA in caso di persona giuridica (c.d. dati comuni).
Al dipendente che viene invitato ad utilizzare “WorkEtiX” per le proprie richieste ferie e permessi, le timbrature e la visualizzazione di documenti e comunicazioni, viene richiesto al momento dell’iscrizione, di fornire alcune informazioni personali volte ad identificarlo e a completare il profilo anagrafico pre caricato da parte dell’azienda. I dati richiesti al dipendente servono per il riconoscimento dell’anagrafica e sono: il proprio codice fiscale, la data di nascita ed un indirizzo di posta elettronica. Tali dati sono obbligatori per la funzionalità e l’utilizzo dell’applicazione; è prevista, inoltre, la possibilità di inserire volontariamente altri dati di tipo facoltativo quali, ad esempio, il numero di telefono, una fotografia dell’utente o l’opportunità di decidere di registrare e/o inviare la localizzazione della propria posizione durante l’arco della giornata lavorativa.
L’applicazione “WorkEtiX Badge” non accede alle informazioni incluse nel calendario, nella rubrica e nell’elenco contatti del dispositivo mobile eventualmente utilizzato dall’utente.
Si precisa che l’applicazione non è rivolta o destinata all’uso da parte di utenti minori di anni 18.
Finalità di utilizzo dei dati raccolti.
I dati personali raccolti vengono utilizzati per registrare e memorizzare l’orario di ingresso ed uscita dal luogo di lavoro da parte dell’utente fruitore e di conseguenza il calcolo delle ore lavorate su base settimanale e mensile, nonché per il calcolo delle ore di lavoro straordinario effettuate. L’utente che utilizza l’applicazione potrà decidere inoltre di caricare eventuali fatture e documenti relativi alla contabilità e, come già indicato, di rendere visibile la propria localizzazione e i vari spostamenti effettuati nello svolgimento della propria attività lavorativa (luoghi visitati, accessi e quant’altro collegato alla propria funzione).
Modalità di utilizzo dei dati raccolti.
I dati forniti saranno trattati in conformità alla vigente normativa, in modo lecito e secondo correttezza; verranno raccolti e registrati per lo scopo determinato sopra descritto (art. 11 D. Lgs. 196 del 30.06.2003). Nel momento in cui l’utente, dopo aver effettuato l’accesso, clicca sul tasto “check in” il sistema registra l’orario di ingresso nel luogo di lavoro ed individua, contestualmente, se l’utente si trovi o meno in un raggio di distanza (a scelta dell’azienda utilizzatrice) dal suddetto luogo di lavoro o, se abilitata la modalità libera, ovunque. In caso positivo il “check in” sarà considerato eseguito con successo ed il dato verrà salvato dal sistema e preso come riferimento di inizio attività lavorativa; nel caso in cui, invece, l’utente si trovi oltre la distanza stabilita dal luogo di lavoro, senza che sia possibile in ogni caso rilevare la localizzazione geografica dell’utente stesso, il sistema catalogherà il check in come non corretto e che pertanto non verrà registrato. Con le medesime modalità sarà gestita la registrazione della posizione e dell’uscita come termine dell’attività attraverso il pulsante “check out”.
Soggetti che hanno accesso ai dati forniti ed ambito di diffusione.
Le informazioni personali fornite dagli utenti, siano essi aziende datrici di lavoro od utenti lavoratori, saranno sempre fruibili dallo sviluppatore dell’applicazione, Native Solutions S.r.l., con sede legale a Milano, Via privata Oslavia n. 28.
Nell’ambito della diffusione dei dati inseriti occorre differenziare in base all’utilizzo che si intende fare dell’applicazione stessa: di uso prettamente privato, da intendersi quale proprio pro-memoria, o di uso collegato e di concerto con il proprio datore di lavoro che avrà accesso a tutti i dati inseriti. Nel caso in cui, infatti, si decida di fare un uso privato dell’applicazione i dati saranno visibili elusivamente dallo sviluppatore e dall’utente stesso; nel caso in cui, invece, si utilizzi l’applicazione come dipendente aziendale, con adesione su base volontaria e del tutto facoltativa, i dati saranno visibili e consultabili, oltre che dall’utente e dallo sviluppatore, anche dal datore di lavoro in qualità di “amministratore” nonché dai soggetti che l’azienda stessa intenderà identificare come tali fino ad un massimo di altri (3/4) soggetti. Lo sviluppatore ed il datore di lavoro in qualità di amministratore non forniranno in alcun caso i dati inseriti a soggetti terzi.
Sicurezza.
Al fine di proteggere i dati personali inseriti nell’applicazione “WorkEtiX” da parte degli utenti vengono adottate tutte le appropriate misure tecniche ed organizzative di sicurezza per evitare la perdita o la distruzione dei dati. In primo luogo sono previste procedure per minimizzare l'accesso non autorizzato ai dati o la divulgazione degli stessi.
L’accesso al servizio avviene tramite sessione protetta e in seguito ad una procedura di login.
I dati sono accessibili solo tramite autenticazione, inserendo la propria email e la password scelta in fase di registrazione.
Tutte le password sono salvate con sistema di crittografia MD5.
In ogni caso non è possibile eliminare interamente il rischio di uso improprio dei dati personali da parte di eventuali intrusi; per tale motivo si richiede all’utente di tenere al sicuro la password del proprio account e non rivelarla a nessuno. L’utente è tenuto altresì a contattare immediatamente lo sviluppatore nel caso in cui sospetti l'uso non autorizzato della propria password o altre violazioni della sicurezza.
Diritti dell’utente.
L'utente ha sempre il diritto di conoscere e visualizzare quali siano i suoi dati personali inseriti nell’applicazione e come gli stessi vengano utilizzati. E’ sempre consentito all’utente di richiedere l’aggiornamento, la modifica o la rimozione dei propri dati inviando una richiesta al seguente indirizzo e-mail: support@worketix.com.
L’utente ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale (art. 7 D. Lgs. 196 del 30.06.2003).
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Tutela di altri dati inseriti dall’utente sul proprio dispositivo.
Le applicazioni WorkEtiX garantiscono l’estraneità e la privacy di dati ed informazioni inserite da parte dell’utente nel calendario o nell’agenda del proprio dispositivo.
Modifica dell’informativa.
La presente informativa sulla privacy potrebbe essere modificata od integrata; la nuova versione sarà comunque disponibile e visualizzabile sul sito internet my.worketix.com e all’interno dell’applicazione nella sezione impostazioni.
Cessazione dell’uso dei servizi.
In qualsiasi momento l’utente dipendente può decidere di non utilizzare più l’applicazione e al momento della cessazione del rapporto di lavoro i dati personali dell’utente potranno essere rimossi dall’applicazione. I dati relativi alle timbrature ed i documenti personali pubblicati dall’azienda saranno mantenuti durante tutto il rapporto e solo a scopi statistici e come storico aziendale e per favorire i calcoli e la reportistica. L’account di un dipendente cessato verrà automaticamente disabilitato a 18 (diciotto) mesi dalla data di cessazione per favorire il recupero da parte di questi della documentazione di fine rapporto. Sarà comunque facoltà dell’azienda di disattivare l’account prima che i suddetti termini siano trascorsi.
In qualsiasi momento l’utente azienda può decidere di non utilizzare più WorkEtiX e le sue applicazioni collegate. I dati dei dipendenti, le timbrature e tutte le informazioni resteranno disponibili per la consultazione per un periodo di 15 giorni dalla data di cessazione che deve avvenire mediante invio di una mail all’indirizzo e-mail: support@worketix.com.
Contattare lo sviluppatore.
L’utente può contattare in qualsiasi momento e senza formalità il titolare del trattamento dei dati al seguente indirizzo e-mail: support@worketix.com per avere chiarimenti e delucidazioni sull’utilizzo, la gestione e la conservazione dei propri dati personali. Il titolare fornirà adeguato riscontro senza ritardo (art. 8 D. Lgs. 196 del 30.06.2003).